フリーランスや自営業で、名刺を持っていない方々もきっと多くいらっしゃるかもしれません。FacebookやLINE、TwitterなどのSNSが名刺代わりと思っている方もいますよね。ですがやはり目上の方々、BtoBのお取引先等の場では不可欠です。今回は自分が8年間のビジネス生活で、数千人の方々と名刺交換をしてきた実体験からマナーのポイントをお伝えします。

たった1分の名刺交換で見抜かれる

チビた
名刺交換なんて子供の頃考えたことないぞ〜
兄貴
もちろんそうだな〜!社会人になってからは当たり前のルールだけど、意外とここで信用が下がったりしてしまう所でもあるので覚えておくように!

 

「ただの名刺交換」なんて、思っていてはその時点でタブーです。確かに今の時代SNS等が流行っていて、紙媒体の名刺交換の意識が低くなっているかもしれませんが、目上の方々はその時の態度等をものすごく見ているものです。身についているからこそ、自然と目がいってしまうという表現が正しいかもしれません。

企業の社長、優秀な営業マンの方ほど1分間の名刺交換を大切にされるものです。自然と身体、トークが身についているものです。これは自分が数千名の第一線で活躍されている方々とお会いをして感じた点です。ですから、疎かになりがち「なわずか1分程度の名刺交換をいかに大切にできるか」が、ビジネスの場で大きな差が生まれるのだと理解しましょう。

名刺の意味って?3つの役割とは?

「名刺」は「所属・身分を印刷したもの」の意味ですが、「たった1回の名刺交換でも1分で好印象を与える名刺交換ができる」そう思っています。そもそも名刺交換は「信頼構築」「コミュニケーションツール」「人脈形成」の3つの目的があると理解しましょう!

信頼構築

「初めまして」で挨拶するときに「この人は何の仕事をしているだろう」と思うのは皆さん一緒です。そこで、名刺には「会社名・肩書き・役職・大切にしていること」などの記載が端的に書かれている必要があります。

名刺をお互いに交換することで「不信感を払拭して信頼関係を構築する」事が目的なのです。ビジネスの場では当たり前の名刺交換ですが、「信頼関係を構築する為である」と理解して取り組む事をまず意識してみましょう。

コミュニケーションツール

最初お会いしたときに、目の前の方の情報が乏しければお互いにギクシャクしてしまいますよね。そこで端的に幾つかの情報がある名刺は、最初のコミュニケーションの入り口になれるわけです。ですので「名刺の情報をきちんと見る」事が最低限のマナーです。

いかに名刺に書かれている情報から、相手の方と話しを膨らませてコミュニケーションを取っていけるかがまず重要なスキルと言えるでしょう。人や会社によっては情報が少ない名刺、また特徴のない名刺、役職して書かれていない名刺等、あるものです。ですがその様な場合でも、きちんとコミュニケーションに発展させられるかは、現場で大切な心構えとなります。

人脈形成

ビジネスの場では営業は不可欠ですから、名刺交換は「顧客リスト」の収集とも言えますね。「リスト」と言ってしまうと聞こえがよくありませんが、顧客・協力者・パートナー探しの一歩目が名刺交換とも言えます。

名刺は交換して終わりでなく交換した後が重要です。交換の最中でも差がつきますし、交換し終わった後でも差ができます。ここについては以降のポイントでご説明します。

名刺交換での9つの抑えておくべきマナー

それでは「名刺交換」の実際の現場で見落としてはいけないマナー・ルールをお伝えします。

マナー1:先ずは相手の目を見る事

「名刺交換」となると名刺に目が行きがちになってしまい、たまに目が合わない方もいらっしゃいます。名刺交換をした後も、ずっと名刺を見ていては印象が良くないです。名刺はあくまでツール、きっかけの一部ですから、先ずは相手の表情を見てご挨拶をしましょう。

一言「初めまして、○○会社の○○と申します。宜しくお願い致します!」と笑顔で目を見て挨拶をしてから、名刺をお渡しするのが一般的です。

マナー2:「名刺入れ」を先ず清潔なものに

とにかく一瞬の名刺交換では「名刺入れ」「名刺ケース」には目がいってしまうものです。視界に入ってくるわけですから。ここでヨレヨレの名刺ケースを使っていてはこれもマイナスになってしまいます。また名刺ケースがパンパンになっていても、「名刺を整理していないんだな」「名刺を交換してもずっと放置しているな」と、これも印象が良くありません。

別にブランドの名刺ケースを持つ必要はありません。清潔な名刺ケース、そしてきちんと整理されている状態が確認できるのが良いです。革の名刺ケースが、皮が禿げている状態は特に印象が良くないでしょう。

マナー3:「爪」は見られている

名刺ケースと同様、一瞬の名刺交換の際に相手の「爪」や「指先」に自然と目がいってしまうものです。特に女性はネイル等で、ご自身の指先を綺麗にされている分、相手の爪は自然とチェックしている方も多いでしょう。チェックというよりは、無意識に目がいってしまう程度かもしれません。

そこで爪が伸びきっていたり、清潔でなければ、これも印象が下がってしまうポイントです。名刺交換の前に、清潔感も今一度意識したいものですね。

マナー4:「目上の人」「相手」からが先

名刺交換では自分一人だけでなく、複数名で名刺交換をする場合が多くありますね。その場合「目上の人」「上司」が先です。またすでに「○○社長」など役職が分かった状態で、名刺交換が始まるケースもあります。この場合ももちろん、自分の名刺を差し出すのは後から、と考えましょう。

もし複数名で名刺交換をされる場合は「お先にどうぞ」と一言お伝えして「自分は最後に名刺交換する」と思っていたら、印象として間違い無いでしょう。あくまでも「相手優先」で考えましょう。ただし「絶対に最後」ではなく、狭い会議室等で人の移動が困難な場合もありますので、その場に応じて、判断をしましょう。

マナー5:自分の名刺の位置は下げる

先方の方と名刺を同時に差し出す際「自分の名刺は相手の名刺より下の位置」にして、差し出しましょう。「相手を立てる」意味で、相手の名刺が隠れないようにする目的です。常に名刺交換では「相手優先」で考えていれば、大きな間違いはありません。

マナー6:名刺交換は立ちながらテーブル越しはNG

名刺交換の際は、「立ちながら」が基本です。また「テーブルを挟んでの名刺交換」は基本NGと考えましょう。テーブルの横、相手の方まで歩いて行き名刺交換を行うのが常識です。もし目上の方、先方の方がテーブル越しにすでに名刺を差し出してきている場合は、そのまま名刺交換を行いましょう。

場合によってはお食事の席等で、すでに座っていてお隣の方と名刺交換をする際はそのまま名刺交換を行う場合もあります。ここら辺は常識を踏まえた上で、臨機応変に相手に合わせて変更してみましょう。

マナー7:名刺は綺麗なものを

名刺交換の前に、事前に名刺の状態を確認しておくのもマナーです。たまに名刺が汚れてしまっているもの、角が曲がってしまているもの等で、気づかずに名刺交換をしてしまう方もいらっしゃいます。相手に対しては、第一印象となる「名刺」ですので、事前に確認をしておくべきと言えます。

名刺ケースの色が落ちて、白い名刺に付着してしまうケースもあるので、名刺ケースの状態も確認しておきましょう。

マナー8:名刺交換は「右手」で

同時に名刺交換をする際には「右手」でするのが一般的です。受け取ったらきちんと両手で、相手の名刺を持ちましょう。片手で名刺を持ちながら、そのまま手を動かしながら話しを続けている方もいでますがとても印象悪いです。もし身振り、手振りをする際には、名刺を持っていない手で行うべきでしょう。名刺を受け取った後、名刺の扱いにも意識を向けてみましょう。

マナー9:名刺入れを下に敷きながら名刺を受け取る

名刺をお渡しする際、名刺を受け取った後、どちらのタイミングでも名刺を置く位置は「名刺入れ」の上です。名刺入れを座布団のように、下に敷いてあげる感じで名刺を扱いましょう。受け取った名刺は雑多に机の上に直接置くこと、また書類や書籍の上に置くこともNGです。

名刺入れの上に置くことで、「名刺を大切に扱っている」という意思表示となりマナーになります。また名刺はもちろん机と「水平」に、きちんと揃えて置きましょう。斜めになっている状態では、相手にも失礼です。「受け取った名刺をどこに置くのか」「どのように置くのか」も見られるポイントですので、注意しましょう。

名刺交換で好印象を与えるポイント

チビた
名刺交換でもこれだけポイントがあるんだね〜
兄貴
ポイントを抑えた上で更に印象をよくするポイントを伝えるね!

今までは一般的な常識をお伝えしました。名刺交換では「いかに相手に興味を持って質問が出来るか」が重要なポイントになります。ここからはより一歩、更に印象を良く出来るためのポイントをお伝えします。

先手の声掛け

名刺交換をしたら、まずは先手で相手に印象や質問を投げかける事に意識してみましょう。私は名刺交換で「いかに相手に印象強く覚えてもらえるか」を意識してこの8年間、続けてきました。今では自然と身体に染み付いていますが「先手」で相手に、印象を伝えられたり、質問をする事で「積極性」のアピールになるものです。

「自分」や「自分の会社」に興味と持ってもらって、嫌な気持ちになることはありません。もちろんプラスの質問、ポジティブな話であることが前提です。ぜひ「先手で相手に興味を示す」事をまず意識してみましょう。

名刺の印象を伝える

名刺交換の際に、相手の名刺を見て、一つでもプラスの印象を伝えてみましょう。無理矢理でなく、自然体に。例えば「かっこいいですね」「可愛いですね」「ロゴが素敵ですね」「○丸のキャッチコピーが素敵ですね」など、思ったポイントをお伝えしてみましょう。

たまに全く褒めポイント見当たらない、特徴のない名刺もありますね。その場合は「いつ頃できた会社ですか」「どんな事業をメインにされていらっしゃいますか」「会社名にはどんな意味が込められているんですか」等、相手の方に質問をしてみましょう。自分の会社の話しを聞いてくれた後「話しを聞いてもらったので今度は話しを聞かせてください」という気持ちで、その後自分に質問を返してくれるものです。

相手の話しを真剣に聴く

「名刺1枚」からその後の1時間のトークが変わると言っても大げさではありません。第一印象で「しっかりと話しを聞いてくれる方だ」と印象を抱いてもらえれば、とても信頼に繋がるものです。名刺交換では「自己中」な態度は、一発で見抜かれるものです。

「自分の話しばかり」「営業の気持ちが前面に出ている」「話しをしっかりと聞いていない」「こちらに興味を持っていない」というのは、相手に伝わってしまうものです。優秀な営業マン、一流の方、女性の方では特に勘が鋭いので、一発でアウトになってしまいかねません。

「相手の立場に立って、相手に興味をもって、真剣に相手の話しを聴く」というのが絶対的なルールとして、名刺交換をしてみましょう。これを続けられれば、コツコツ信頼に繋がっていくものです。

名刺交換をした後がポイント

「翌日までにお礼メール」を送付するのが、好印象を与えるポイントです。なかなか全ての人にお礼メールを送るのは難しいかもしれません。私の先輩では、全ての人に「お葉書」を出す方もいらっしゃいます。そこまでは徹底して行うのは困難かもしれませんが「ぜひこの方とは」という方には、丁寧にお礼メールをお送りするのがマナーと言えます。

先手でメールを多くりするのは、相手が名刺からメールアドレスをPCに打ち込む手間も省くことができるのです。ご縁のお礼を伝える事で、相手に強く印象に残るものです。

本質は相手に興味を持つこと

名刺交換での1番のポイントは「相手に興味を持つこと」に尽きます。相手がどんな方なのか、相手は何を大切にされているのか、相手の会社はどんな会社なのか。このように相手に対して興味を持って、相手に質問をしてみること、これだけで、全く印象が変わるものです。

なぜなら名刺交換にしろ、初めましての挨拶の時には「自分の事を覚えてもらおう」と、意識が「自分」に向いている人がほとんどです。その時に意識を「相手」に向けられている人は、とても少ないでしょう。何を意識したら良いかの本質は、「相手目線」です。相手に気持ちよく話しをしてもらおう、相手が話したい事を真剣に聞いてみよう、このように考えてみてください。

真剣に話しを聴く姿勢が、実は一番信頼に繋がるものです。ぜひ現場で意識してみてください。

まとめ

今回は名刺交換での最低限の基本マナーと、相手に好印象を与えるポイントをお伝えさせて頂きました。自分の実体験からくる内容です。また好印象を感じた方々が、実際に実践されていた事をお伝えしました。名刺交換に興味が持てると、相手の「名刺」も楽しく見られるものです。

「どんなことが書かれているのだろう、どんなデザインだろう」というように、名刺交換そのものを楽しめたら良いですね。今回も最後までお読み頂きまして、ありがとうございました。