ビジネスを始めたばかりの頃、プレゼンがとっても苦手だった自分。だけどもポイントを抑えれば、むしろ今では「プレゼン」そのものを好きにる事ができています。この記事ではプレゼンを自信を持ってできるポイントと、その方法をお伝えします。

そもそも「プレゼン」ってどういう意味?

こんにちは、ゆうた(@yuta_story)です。

チビた
ねえ、ねえプレゼンって何よ?
兄貴
プレゼンは大きくなったら毎日でも使うかもしれないものだ。覚えておいたほうがいいぞ〜

 

プレゼンの語源

そもそも「プレゼンテーション」とよく言いますが、その意味・語源を考えた事はあるでしょうか。日本では発表・伝える事・商品説明などの意味でよく使われますよね。自分はその言葉の定義を考える事が好きなんですが、意外と本質を突いているケースが多くあります。

実はプレゼンテーション(presetation)の語源は「Present(贈り物)」からきているんです。

チビた
え?プレゼントなの?何だか良い響き
兄貴
そうそう!だから自分本位でなく「相手本位」がプレゼンの本質だよね

 

プレゼンの本質

結論から伝えると、プレゼンの本質は「相手」です。好きな人や大切な人へのプレゼントを考える時に、自然と「相手は何だったら喜んでもらえるかな?」って考えるものですよね。その気持ちそのものが「プレゼンテーション」の随所に、散りばめられていれば、きっとそのプレゼンテーションは相手の心に届くものです。

プレゼンテーションのゴール

ほとんどの場合「知識・情報を伝える」事をゴールとしてしまうケースが多いでしょう。ゴールを絞ると、全く話しの展開も異なるものです。優秀なプレゼンテーターはゴールを「行動」に置きます。

つまり「相手の行動を促す」事をゴールにして設計する事が大切です。行動しなければ、結果何も変わりませんので「いい話を聞けた」で終えるのでなく、「早速これしてみます!」と伝わるほどのプレゼンテーションをゴールにしてみましょう!さて、そんな風に「相手がつい動きたくなる」プレゼンテーションの構成はどうしたら良いでしょうか、みてみましょう!

ビジネスの資料とデータ
POINT「贈り物」を受け取る相手を喜ばせる為にできる事は?という気持ちで

伝わるプレゼンテーションには10のステップがある

チビた
でもどんな風にするのがいいの?
兄貴
大丈夫!きちっとした流れを抑えれば誰でもある程度のプレゼンがきっとできるよ

 

以下、プレゼンテーションの構成を見てみましょう。今回は分かりやすく「ダイエット商品の販売」をテーマとしたプレゼンテーションで、事例を交えてお伝えします。

STEP1.目的&目次

なぜこのプレゼンを伝えるのかその「目的」を、プレゼンテーターと聞き手は共有できていないといけません。自分が思っている「目的」が伝わっていると認識するのは危険です。相手にも、きちんと「文字」にして伝えましょう。

その目的は聞き手の「サクセス(喜び)」が一発でイメージできるものを設定しましょう。なぜなら、それが分からないと聞く耳を持たないからです。例えば「1日3食置き換えるだけで1ヶ月で減量できるノウハウ」「たった3ヶ月で-5kgを無理なく痩せる方法」等、社内でも、対お客様に対しても明確な目的を「1言」で、見える化しましょう。

「目的」を決めたら、以下の伝える内容に沿って、「目次=全体の構成」を考えてみましょう。プレゼンを構成する場合、いきなり資料を作り込むのでなく、全体の構成を先に整える方が効率的です。

STEP2.実績(数値・権威)

タイトル→目的→目次ときたら「実績・権威」があるのであれば、ぜひ加えましょう。自己紹介の部分でも、持っている「実績」を伝えるのは、非常に重要なポイントです。(A)医者(B)評論家(C)一般人では、当然(A)の医者のメッセージがすんなりと、入ってくるはずです。それは「権威」による効果です。

大事な事を話す以上に「誰が」話すかがポイントですので、見せられる実績は存分にプレゼンテーションの中に盛り込みましょう。もし伝えられる実績がない場合でも「数値化」する事がポイントです。

「結婚して10kg太った私が3ヶ月で-5kg減量できた」「5年で10種類のダイエットを試しても痩せられなかった自分が半年で痩せられた」など、数値化する事でグッと相手に聞く耳を持ってもらえる可能性が高まります。

STEP3.「自分毎」を問いかける

ちょっと悲観的ですが、そもそも人は「聞く耳を持たない」くらいで考えていると良いでしょう。そこで、この「自分毎」に置き換えるテクニックが有効です。プレゼンテーションに最初の段階で盛り込んで置く場合と、そうでない場合、後半の話しの伝わり方が違ってきます。

例えば「地球環境をよくする提案」と言われても、ほとんどの方はパッと来ないでしょう。もっとそこを細分化して、伝えるのがポイントです。「いま料理で使っている水道水は死亡率を高めてしまう?」など、日常生活に置き換える事がポイントと言えるでしょう。

「これは自分には関係ないな…」と、いきなりプレゼンテーションのシャッターが閉じてしまうケースも稀ではありません。たとえ地球環境という大きな話だとしても、「日常生活に置き換える」「細分化してみる」事で一気に自分毎に聞こえる可能性があります。

また人のモチベーションには2つのアプローチがあります。

+モチベーション

痩せて可愛い服を着たい・スリムになって好きな人に告白したい・健康的なカラダになってモテたいといった「+」のモチベーションが、言葉を変えると「天使モチベーション」だと考えてみましょう。

-モチベーション

痩せないと彼氏にフラれてしまうかも・不摂生を続けると病気になってしまうかも・可愛くいないと仲間外れにされてしまうかも、といった「−」からくるモチベーションを、「悪魔モチベーション」と考えてみましょう。

人はシンプルにこの両者が全ての動機の源になっていて、行動の選択をしているのです。実は「−」モチベーションの方が、動機が強く、継続する傾向があるとビジネス経験からは感じています。どちらでも、OKなのですが「その人が自分毎」に置き換えるのを、どちらのアプローチで行うかは自由です。この2つのモチベーションの観点もヒントに、考えてみましょう。

デスクワークをしている女性

STEP4.問題定義

プレゼンテーションは「行動を促す」と伝えましたが、「問題解決を支援する」事と置き換えられます。問題には2通り存在します。

顕在

顕在とは「現れている」という意味で、すでに目に見えている問題ですね。

潜在

潜在とは「内側に潜んでいる」の意味で、まだ問題だと気付けていない点になります。上手なプレゼンテーターは、聞き手の「潜在ニーズ」に訴えかけて、プレゼンテーションを行っていく人と言えるでしょう。

この2つの問題の要素ですが、潜在化された問題に訴えかけるには「データ・根拠」が不可欠です。例えば、ダイエットの場合「一度ついた皮下脂肪は一年も放って置くともう手遅れ?」とか、「糖質制限ダイエットは寿命を縮める?」等がデータできちんと示されていると、もしダイエットを検討していない人でも、また現在ダイエットをしている人でも、「自分の気付いていない問題に気づく」可能性が高まります。※この事例はあくまでも例ですので事実とは異なる事をご了承ください

結果的に、ニーズ(求めているもの)が顕在化される可能性があり、より相手にプレゼンテーションが響く事になるでしょう。「実はこのままだとよくない」「放って置くとリスクが高まる」「すでに多くの人が始めている」そんな風に感情が動くと、さらにプレゼンテーションに引き込まれていきます。問題定義のポイントは「具体性・データ・エビデンス」です。いま一度再確認をしてみましょう。

STEP5.想い・ストーリー

ここが抜けてしまっては「いい話を聞いた」だけで終わる可能性があります。相手の心を動かし、行動を促す為には、不可欠なポイントと言えるでしょう。「なぜそのプレゼンテーションをするのがあなたでなければいけないのか」この問いかけに、バシッと答えられる内容を盛り込みましょう。

背景にも「人」「商品」「会社」「サービス」等、いくつかの視点があります。ここで「パーソナリティー」を加える事で、より人間性が現れ、聞き手の感情にストレートに訴えかける事ができると言えるでしょう。ストーリーを伝える型として「現在→未来→過去→未来→現在→提案」があります。

<例>

現在:管理栄養士で、ダイエットトレーナーをしている○○と申します
未来:実は私には「正しく、楽しく、痩せられる人を増やしたい」というビジョンを持っています
過去:その理由は過去に私自身が「間違ったダイエット方法をして、病気になりかけて苦しんだ」という体験があったからです
未来:だからこそ「専門的な知識から正しいダイエット方法を提案して、楽しく結果の出るダイエットトレーナーになりたい」という想いを持っています
現在:その為にいまは「管理栄養士」として「○○」という活動をしています
提案:この想いに共感していただける方に少しでも活動を知ってほしいとプレゼンテーションを行なっています

など、これはあくまでも一例ですが「原体験」「背景」が大きなポイントと言えます。ここを深掘りして伝えられる事で、より相手が心を開いてくれる可能性も高まるでしょう。「自分が心を開いた分、相手の心が開く」こんな風に考えてみましょう。

STEP6.解決策

論理的に「提示された問題はどのように解決事が可能なのか」その根拠を提示します。解決策の案は、3つ、5つ程度のアイディアが複数ある方が望ましいでしょう。なぜ解決が可能であるのか、全て「数値」ベースで考える必要があります。ダイエットで言えば「フルーツダイエット」「置き換えダイエット」「8時間ダイエット」「糖質制限ダイエット」等の具体的な解決策を提示しましょう。

ここでもとても重要なのが「根拠」「ロジック」です。なぜ、その方法で痩せる事ができるのか、具体的に「明日から何をするのか」という所まで、落とし込まれていると、より相手に「なるほど」と納得を与えられるでしょう。

会議とデータ

STEP7.解決事例(お客様の声)

解決策とその説明だけでは「地に足がついていない」プレエンテーションになってしまう可能性があります。「絵空事」だとならなためにも、実際にその方法で「解決する事ができた人」の具体的な、体験談と方法論が必要になります。ここで「真実」だと、聞き手はプレゼンテーションの内容に「信用」をする事になります。

・実際に糖質制限ダイエットでリバウンドなく成功されたAさんのケース

・置き換えダイエットで-3kg実現されたBさんのケース

等「事例」そのものが強烈な引きになります。商品販売の場合は、ここは「お客様の声」になりますね。実際に人の声をいただける事が最も信憑性が増すと言えるでしょう。

STEP8.提案

「だからこそ○○なんです」と提案をするのが、このフェーズです。提案の仕方には「松・竹・梅」を用意して置くのがポイントでしょう。人によって本気度は異なるものです。例えばダイエットをしたい人でも、「ちょっと痩せられれば良い」「今年の夏までにどうしても痩せたい」と人によってモチベーションがズレます。

「ちょっと痩せられれば良い」というニーズの人に、では「1ヶ月で5kg確実に痩せるために、毎日の筋トレ&30日間の食事制限ダイエットを勧めます」と言ってもピンと来ないでしょう。提案は聞き手のモチベーションを考えて2〜3つほど、用意するのがベターです。

よく通販でもありますが、ダイエット商品の場合「1週間お試し」「1ヶ月単発売り」「1年間の定期購入」等、が用意されているケースが多いでしょう。このように提案のフェーズを3つほど、考えてみるのも重要なポイントです。

STEP9.導入後の解決イメージ

提案をしただけでは、相手は行動を起こしてくれないものです。実際に「そのサービスを購入したらその次の日からどんな生活が待っているのか」等、未来のイメージができないと行動に起こせません。「言ってることは分かるけど、イメージがつかない..」となる可能性があります。

例えば「30日の置き換えダイエット」を提案する場合、次の日から「朝食・夕食」を○○に変える、1日何分で食事が済む、食費を浮かせる事ができる、1週間続けると○○の事例がある、2週間続けると○○の事例がある、と言ったように「提案の導入後の世界」をありありとイメージしてもらう事が不可欠になります。

ここまでイメージができて「自分でもできそう」「これなら続きそう」「よしやってみよう」と行動に繋がる可能性が高まります。

STEP10.行動喚起(クロージング)

セールス用語では「クロージング」と言って、顧客の行動を促す「締めくくり」のポイントとなります。要するに「やるの?やらないの?」と選択肢を提示するのが最後の段階と言えます。

「易きに流れる」なんて言葉がありますが、人は決断を先送りにしてしまう生き物ですよね。自分もそうだと思います。プレゼンテーションで伝えてきた「問題→解決策→提案」を無駄なものにしない為に、「クロージング」は相手の為の行為です。クロージングにも、いくつかの型があります。

イメージングのクロージング

「現状維持をもし続けていると1年後どうなってしまうでしょうか」「もし今日から○○を生活に取り入れる事ができたら、1ヶ月後はどんな変化が生まれているでしょうか」こんな風に、未来をイメージしてもらう問いかけのスタイルがイメージングです。

本質のクロージング

「ずっとしたいと思っていたけど、諦めてきた事は何でしょうか」「本当に、心から求めていることは何でしょうか」

蓋をしていた本音を素直に聞いてみるクロージングメッセージです。これは信頼関係ができていなかったり、聞き方が上から目線ですと、相手に嫌悪感を与えてしまう可能性もあるので、ご丁寧に聞いてみましょう。

以上がプレゼンテーションの10STEPの流れになります。ダイエットを事例にしていたり、セールス要素が強い構成案かと思いますが、例えば「社内でのプレゼンテーション」「企画発表のプレゼンテーション」でも考え方は、非常に似ていますのでご参考にして頂けたらと思います。

目標のグラフ
POINTプレゼンテーションのゴールは「相手の心を動かして行動を促す」こと

クオリティを高める要素は?

チビた
構成は分かったけど、上手に伝える為のポイントはあるの?
兄貴
では幾つか大切にしているポイントを伝えるね

 

たった1人の人を決める

プレゼンテーションでは「全員」という認識でなく、「たった1人」を決めて構成を決める方が上手くいきます。何故なら、全ての話しに具体性が増し、資料作成の時からも情報量・情報の質が変化する為です。もし「社内」「企画」「営業」全ての場面でも、たった1人を決めて構成を考えてみましょう。きっと「モヤモヤ」っとした曖昧な表現が、消えていくでしょう。

資料は超シンプルに

以下の資料は実際に自社のプレゼンテーションで使った資料ですが、お陰様で「分かりやすい」と好評を頂けています。グラフを用いる場合も、グラフのみ目立つ程度で作ってみましょう。

必要な写真を使って「頭の中に情景をイメージをしてもらう」事も作り手の優しさです。

STEPなどのグラフもシンプルに書き込んでみましょう。

「情報量が多い」「文字が多い」は誰しもやってしまいがちですが、「いかに削ぎ落とせるか」を考える事がポイントです。何度も目にしている自分でも「多いかも」と思った資料は、初めて見る人からすると相当ごちゃごちゃしていると、感じ取られている可能性があります。

体感型(質問を促す)

例えばプレゼンテーションというと、30分や1時間といった内容になる事もあるでしょう。どうでしょうか、1時間一方的に聞くだけのプレゼンテーションは結構キツいものですよね。資料を作る際にあらかじめ「ここで質問をしよう」「ちょっとクイズ形式にしてみよう」等を考えるのがポイントです。「一方的」なプレゼンテーションから、会場を巻き込んだ「立体型」のプレゼンテーションを考えてみましょう。

「参加者を飽きさせない」というのも、大事な作り手の責任です。「ツッコミどころを設ける」「クイズ形式にしてみる」「多数決を取ってみる」「事例を聞いてみる」等、聞き手を巻き込める要素を散りばめる発想があれば、劇的にプレゼンのクオリティは高まると言えるでしょう。

まとめ

プレゼンテーションは「相手目線」

「この資料で分かりやすいだろうか」「これで納得してもらえるだろうか」「相手の人生を変えてしまうだけのインパクトある内容か」

ちょっと飛躍した表現かもしれませんが、全ては「相手目線」です。相手ありきで考える事ができれば「構成・話し方・資料のデザイン等」が変わってくるでしょう。プレゼンの伝わる方法の10STEPの構成とポイントを参考に、ぜひ楽しんで行ってみてください。最後まで読んで頂いて、ありがとうございます。